Sandrine Ciesielski, Office Manager Freelance

Sandrine Ciesielski est Office Manager freelance dans les Hauts-de-France. Après plus de dix ans d’expérience en assistanat, RH et services généraux, elle a choisi l’indépendance pour accompagner les dirigeant.es de TPE/PME et structurer des organisations en mouvement.

Dans cet échange, Sandrine raconte comment elle a bâti des process là où tout était à créer, comment elle a apprivoisé la prospection malgré ses réticences, et pourquoi le lien humain reste au cœur de son métier.

Les 3 conseils de Sandrine

Structurer avant d’accélérer : des process simples et clairs évitent les urgences et sécurisent le quotidien.
Se rendre visible même quand ce n’est pas naturel : publier, pitcher et oser le premier contact crée des opportunités.
S’appuyer sur son réseau et ses outils : collectif, accompagnement et outils comme Notion permettent d’avancer plus sereinement.

La phrase à retenir de l’interview

« Tant que j’aurai fait ce qu’il faut, ce ne sera pas un échec. »

— Sandrine Ciesielski

Résumé de l’interview

Sandrine revient sur un parcours construit dans l’assistanat, la formation et les fonctions transverses. Elle a progressivement élargi son champ d’action jusqu’à prendre en charge un poste d’Office Manager où tout était à structurer, des process RH aux services généraux.

Elle partage ensuite le tournant du freelance : un choix guidé par l’envie d’autonomie, mais aussi par la nécessité de se vendre, d’oser la prospection et de trouver sa place sur le marché. Elle souligne que la visibilité sur LinkedIn et le travail de pitch sont devenus des incontournables.

Enfin, elle insiste sur l’importance d’un cadre solide : accompagnement, collectif de freelances, outils comme Notion, et surtout une approche humaine et fiable pour accompagner les dirigeant.es au quotidien.

Transcript

Benjamin Albertelli : Peux-tu raconter ton parcours depuis l’école jusqu’à ton rôle d’Office Manager freelance ?

Sandrine Ciesielski : Je ne suis pas arrivée tout de suite dans l’office management, ça s’est fait par étapes. J’ai eu un parcours assez classique au départ, puis je me suis orientée vers les métiers de l’assistanat. J’ai commencé par des expériences très opérationnelles : du standard, de l’administratif, du support à des équipes commerciales. C’est un univers où l’on apprend vite, parce qu’il faut s’adapter à tout : les urgences, les demandes, les contraintes.

Ensuite, j’ai vraiment basculé vers des fonctions d’assistanat plus structurées. J’ai travaillé dans un centre de formation, puis dans des environnements où la polyvalence était indispensable. Je me suis rendu compte que ce qui me plaisait, c’était d’avoir une vision globale, pas seulement de faire des tâches isolées. J’aime comprendre les rouages et fluidifier la machine.

Benjamin Albertelli : Tu as suivi des formations en parallèle. Pourquoi ?

Sandrine Ciesielski : À un moment, j’ai eu l’impression de tourner en rond. J’avais fait le tour de certaines missions, et j’avais envie d’aller plus loin. J’ai donc repris des études avec une licence en gestion et management des organisations au CNAM, tout en travaillant. C’était intense : la journée au travail, les cours le soir, les devoirs, et le samedi.

Mais ça m’a permis d’élargir mes compétences. Je voulais comprendre la gestion d’une organisation de manière plus globale, pas seulement le côté administratif. Cette licence m’a donné une autre lecture de l’entreprise, des process, des responsabilités, de la stratégie.

Benjamin Albertelli : Tu as aussi eu un long passage dans la formation, puis tu as changé de secteur.

Sandrine Ciesielski : Oui, j’ai passé cinq ans dans un centre de formation. C’était un poste très administratif et financier. Je faisais de la pré-comptabilité, du suivi de factures, de la gestion de dossiers. C’était intéressant, mais au bout d’un moment, j’avais besoin d’un nouveau souffle.

J’ai ensuite pris un poste dans une autre entreprise, et c’est là que j’ai vraiment découvert l’office management dans sa dimension la plus complète. Tout était à créer. Il n’y avait pas de process RH, pas de suivi clair des factures, pas de reporting. Les congés étaient suivis sur des fichiers Excel séparés, les demandes se faisaient à l’oral, rien n’était formalisé.

Benjamin Albertelli : C’est là que tu es passée dans un environnement type startup ?

Sandrine Ciesielski : Oui. C’était une entreprise en structuration, et j’ai eu un match avec le dirigeant. Je suis arrivée dans un contexte où tout était à construire. Mon onboarding, c’était : “Bonjour, je m’appelle David, voilà ton bureau.” J’avais un cahier et un stylo, même pas mon ordinateur (le livreur a eu un imprévu). C’était assez comique, mais révélateur des challenges à venir.

Donc il fallait poser des bases : créer des règles simples, mettre en place des demandes par écrit, organiser les congés, structurer les achats, trouver les bons prestataires. C’est là que j’ai vraiment pris le rôle d’Office Manager au sens fort : poser un cadre là où il n’y en avait pas.

Benjamin Albertelli : Tu as vu la différence avec les postes d’assistanat ?

Sandrine Ciesielski : Oui, clairement. En assistanat, il y a déjà des habitudes, des processus. Dans ce poste, tout était à inventer. On n’était que six au début, et on est montés à quarante. On avait deux sites, plus des intérimaires et des prestataires externes. C’est une autre échelle.

Je devais gérer les services généraux, la pré-comptabilité, une partie RH, la communication interne. À un moment, j’étais sur tous les fronts et je n’y arrivais plus. On a fait un point et j’ai décidé de lâcher la compta pour garder ce qui me motivait le plus : le lien avec les équipes, l’humain, le quotidien.

Benjamin Albertelli : Ce poste t’a fait évoluer pendant plusieurs années. Pourquoi tu es partie ?

Sandrine Ciesielski : L’entreprise a grandi, les besoins ont évolué, et des pôles plus spécialisés se sont créés. Une responsable RH est arrivée, ce qui était nécessaire pour structurer la partie RH et mettre en place des politiques plus techniques.

De mon côté, j’ai senti que la vision de l’entreprise ne me correspondait plus complètement. On s’est séparés en bons termes, sans conflit. J’avais fait quatre bonnes années, et j’étais prête pour un nouveau chapitre.

Benjamin Albertelli : Et ce nouveau chapitre, c’est le freelance.

Sandrine Ciesielski : Oui. Il y a eu une petite pause parce qu’on a déménagé avec mon mari, on est devenus propriétaires. Et puis j’avais déjà eu un accompagnement l’année précédente, avec Chloé (écouter l’épisode du podcast avec Chloé) qui m’a aidée à clarifier mon projet. J’avais cette idée en tête depuis longtemps, mais je n’osais pas.

Le déclic, c’était : “Pourquoi pas maintenant ?” J’avais envie de mettre mon expérience au service des dirigeant.es, de les aider à reprendre la main sur leur organisation. Aujourd’hui, je me positionne comme Office Manager & Assistante freelance, avec une approche très méthodique et humaine.

Benjamin Albertelli : Comment ça se passe depuis quelques mois ?

Sandrine Ciesielski : Il y a de belles opportunités, mais pas toujours de concrétisation. C’est un vrai yoyo émotionnel : quand quelqu’un te contacte, tu es motivée, et puis parfois ça n’aboutit pas. Je pense que c’est normal quand on se lance.

J’ai dû apprendre à chercher des clients autrement. Le marché a changé, on ne cherche plus un poste comme il y a dix ans. Je me suis mise davantage sur LinkedIn, et j’ai commencé à structurer ma prospection.

Benjamin Albertelli : Tu disais ne pas être à l’aise avec le cold call.

Sandrine Ciesielski : Oui, c’est très compliqué pour moi. Je n’aime pas appeler quelqu’un “à froid”. C’est presque pathologique. Si j’ai déjà eu un contact sur LinkedIn, un échange, une recommandation, là ça va. Mais appeler un numéro trouvé sur Google, non, je bloque.

Du coup, je travaille avec la BGE, un groupement d’entrepreneurs qui accompagne la création et le développement. Ça m’aide à structurer ma prospection : recherche d’entreprises, premier contact par mail, relances. C’est plus progressif, plus rassurant pour moi.

Benjamin Albertelli : Tu postes plus aujourd’hui, c’est un changement ?

Sandrine Ciesielski : Oui. Quand j’étais salariée, je partageais des articles, des retours d’expérience, mais je n’avais pas besoin de “me vendre”. Aujourd’hui, je n’ai pas le choix. Il faut que je parle de moi, de ce que je fais.

Au début, c’était inconfortable. Je voyais des gens se mettre en avant et je me disais : “Ils ont du cran.” Et puis un jour, j’ai compris que je pouvais le faire aussi. C’est venu d’un coup. La connexion s’est faite, et je me suis dit : “Ok, maintenant c’est à moi.”

Benjamin Albertelli : Tu as une anecdote marquante sur le pitch ?

Sandrine Ciesielski : Oui, lors d’une réunion BNI. Je pensais avoir 1 min 30 pour me présenter, et on m’a dit : “Tu as 45 secondes.” J’ai paniqué, mais je me suis lancée. J’ai cafouillé au début, puis quelqu’un a lancé une phrase qui a détendu l’atmosphère, j’ai rigolé et j’ai terminé mon pitch.

Après, on m’a dit : “On voit que tu es à l’aise.” Ça m’a surprise, parce que moi je ne me sentais pas à l’aise. Mais ça m’a montré que je pouvais y arriver. J’ai compris que le syndrome de l’imposteur me freinait depuis longtemps, et que je pouvais dépasser ça.

Benjamin Albertelli : Qu’est-ce qui t’aide à dépasser ces blocages ?

Sandrine Ciesielski : J’ai fait un travail sur moi, avec des formations de développement personnel, et surtout une prise de conscience. Je me suis rendu compte que je m’étais souvent mise un masque pour correspondre aux attentes. Aujourd’hui, je me dis : “Tant que j’aurai fait ce qu’il faut, ce ne sera pas un échec.”

Si je reste dans mon coin en attendant que ça tombe, là oui, ce serait un échec. Donc je me bouge, je cherche, je tente. Et je sais que ça finira par marcher.

Benjamin Albertelli : Tu fais partie d’un collectif, Office lab. Qu’est-ce que ça t’apporte ?

Sandrine Ciesielski : C’est d’abord un espace d’échange avec des personnes du back-office. Contrairement à d’autres réseaux qui ne regroupent que des Office Managers, ici il y a des profils en compta, en RH, en IT, etc. Ça apporte une diversité intéressante.

Et puis il y a un système d’apport d’affaires. Donc si j’ai un besoin ou un trou d’activité, il peut y avoir des opportunités. Mais surtout, ça permet de ne pas être seule. Le freelance, c’est parfois la solitude, et ce lien aide beaucoup.

Benjamin Albertelli : Justement, comment tu vis le quotidien en freelance ?

Sandrine Ciesielski : C’est un vrai défi. Tu es chez toi, tu dois t’auto-motiver, structurer tes journées, éviter de faire les tâches ménagères à la place de travailler. Ça demande une vraie discipline.

Mais j’ai aussi de la chance : mon mari me soutient beaucoup. Il m’a dit : “Jusqu’à présent, tu t’es sacrifiée pour mes projets, maintenant c’est ton tour.” Ça m’a donné de l’élan. Il veille aussi à ce que je fasse des pauses, à ce que je ne m’épuise pas. Ce soutien, c’est précieux.

Benjamin Albertelli : Côté outils, qu’est-ce qui t’aide le plus ?

Sandrine Ciesielski : Notion, sans hésiter. Je ne l’avais pas utilisé en entreprise, faute de temps pour comprendre comment il fonctionne. C’est le passage en freelance qui m’a permis de l’utiliser aujourd’hui. C’est mon CRM, mon outil de gestion de projet, mon wiki personnel. J’ai aussi Notion Calendar pour la prise de rendez-vous.

J’utilise aussi l’IA en général pour mes posts. J’écris un brouillon, puis je le retravaille pour rendre la phrase plus impactante. C’est utile pour la reformulation et pour gagner du temps, sans perdre ma patte. J’utilise aussi bien ChatGPT que Claude et Perplexity selon les besoins.

Benjamin Albertelli : Et pour conclure, ce que tu cherches aujourd’hui ?

Sandrine Ciesielski : Je veux accompagner des dirigeant.es qui ont besoin d’un vrai relais. Mon rôle, c’est de structurer, de fluidifier, de soulager. Je suis là pour apporter de la stabilité, des process, et du lien humain.

Je sais que ça va arriver. La prochaine étape, c’est de signer mon premier client, et je suis convaincue que ça va se faire. Je continue à avancer, étape par étape.